سیستم مدیریت پروژه (سیستم مدیریت وظایف)
سیستم مدیریت پروژه چیست؟
سیستم مدیریت پروژه (Project Management System)، نرم افزاری است که توسط طیف وسیعی از صنایع برای برنامه ریزی پروژه، تخصیص منابع و بهینه کردن امور مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم، مدیران تیم‌های دیگر در پروژه را قادر می‌سازد تا بودجه، زمان، مدیریت کیفیت و کلیه اسناد و مدارک رد و بدل شده در طول یک پروژه را کنترل کنند. این سیستم همچنین به عنوان بستری برای تسهیل همکاری ذینفعان پروژه عمل می‌کند.
ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه:
- ارتباطات: این ویژگی در مدیریت پروژه بسیار مهم است زیرا جریان روان ارتباطات به معنای حل سریع و آسان مشکلات است.
- گزارش دادن: این مهم برای همۀ اعضای تیم مهم است که می‌خواهند کارهای خود را در کل پروژه به روز نگه دارند. با این حال، گزارش دادن یک مزیت بزرگ برای مدیران پروژه است که می‌خواهند از پیشرفت پروژه و انجام وظایف به موقع اطمینان حاصل کنند.
- برنامه‌ها: بسیاری از ابزارهای تقویم، نمودار گانت یا سایر موارد، ویژگی‌های مهمی هستند که به شما کمک می‌کنند تا بفهمید برای انجام یک کار به خصوص چقدر زمان نیاز خواهد بود.
- اشتراک فایل: امکان اشتراک و سازماندهی اسناد اصلی پروژه، اتلاف وقت در جستجوی پرونده‌ها را از بین می‌برد.
- لیست کارها: امکان تعیین وضعیت و به روزرسانی وظایف به گونه‌ای که همه اعضای تیم شما در یک مسیر باشند، از اهمیت حیاتی برخوردار است.
کاربرد نرم افزار سیستم مدیریت پروژه:
نرم افزار مدیریت پروژه برای بسیاری از جنبه‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، از جمله موارد زیر:
- تخمین کارها
- ایجاد، به روزرسانی و ارائه گزارش از برنامه‌ها
- پیگیری و کنترل هزینه‌ها و بودجه‌ها
- تخصیص منابع
- ثبت و مدیریت خطرات احتمالی ( ریسک پروژه)
- کنترل تغییرات پروژه
- اشتراک اطلاعات و به روزرسانی‌های پروژه
اهداف سیستم مدیریت پروژه:
- ایجاد کردن سیستم های اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها و سیستم های مرتبط
- تهیه کردن و در نظر گرفتن اطلاعات مفید جهت انجام تصمیم گیر های مدیریتی
- دسترسی پیدا کردن آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
- کمک به بالا بردن سرعت گردش اطلاعات در سیستم مدیریت پروژه
- افزایش یافتن سطح امنیت اطلاعات پروژه
- استفاده مناسب از گزارش های متنوع و مفید در راستای بهبود عملکرد سیستم مدیریتی
- ایجاد کردن سیستم مستند سازی متناسب جهت آموزش مدیریت پروژه
- بهبود کارایی و تاثیر پذیری سیستم های پروژه
- تطبیق پذیری با فرآیند های سازمان و ارتباط با دیگر سیستم های سازمانی
قابلیت های سیستم مدیریت پروژه وب شیفت:
- سیستم مدیریت مشتریان
- سیستم مدیریت کارمندان
- سیستم مدیریت پروژه ها
- تخصیص کار و وظایف به کارمندان
- سیستم پشتیانی تیکت
- سیستم مدیریت فاکتورها
- سیستم مدیریت بخش مالی و حسابداری
- یادداشت ها
- جدول زمانی
- پیام
- مدیریت سرنخ ها
- مدیریت محصولات
- و …
حرف آخر:
حالا شما دلایل اصلی سرمایه گذاری و خرید نرم افزار مدیریت پروژه را می‌دانید و وقت آن رسیده است که یک سیستم مدیریت پروژه مناسب و ویژگی‌هایی مرتبط با آن را انتخاب کنید. پروژه‌‌ها برای مدیریت همه جوره نیاز به ابزار دارند تا بتوانند به نحوی مؤثر و اثر گذار بروی پرو ژه‌‌ها نظارت و کنترل صورت بگیرد .
