برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست ؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP) ، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید. این فعالیت‌های کاری شامل امور مالی و حسابداری، خرید، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، امور حقوقی  عملیات‌های زنجیره تأمین هستند. یک واحد ERP جامع هم شامل مدیریت عملکرد شرکت و نرم افزاری برای کمک به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش دهی بر اساس نتایج مالی سازمان است.

به طور ویژه‌تر، نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی به مدیران کمک می‌کنند تا اطلاعات دقیق، لحظه‌ای و کاملا قابل فهم را از روند کلی در مجموعه کسب کنند. این یعنی سازمانی که از ERP استفاده می‌کند، چندین قدم از سازمانی که از آن استفاده نمی‌کند جلوتر خواهد بود.

تاریخچه برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

برای اولین بار، سیستم‌هایی که ERP را به مردم ارائه می‌دانند در دهه ۱۹۶۰ راه‌اندازی شد. این سیستم مربوط به شرکت IBM بود و زمانی که بازخورد به شدت مثبتی از آن گزارش شد، رفته رفته کمپانی‌های بزرگ به این فکر افتادند تا آن‌ها هم از این سیستم‌ها استفاده کنند. البته نسخه ابتدایی برنامه‌ریزی منابع سازمانی، صرفا به مدیریت کالاهای انبار خلاصه می‌شد، اما در آپدیت‌های بعدی، سیستم‌های حسابداری، مدیریت منابع انسانی و… نیز به آن افزوده شد.

حضور هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ را نیز می‌توان انقلابی بزرگ در این سیستم‌ها دانست چرا که امروزه به کمک هوش مصنوعی، ERPهای موجود برای استفاده، تقریبا بی‌نقص هستند. این یعنی تصمیم‌گیرندگان و مسئولان یک سازمان، به جای تمرکز بر روی مسائلی که با این سیستم قابل پیگیری و حل هستند، زمان خود را به مدیریت مسائل مهم‌تری از جمله حدود بودجه و سوددهی، نیروی کار و روند کلی پیشرفت پروژه‌ها، اختصاص دهند.

اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی در کسب و کار

ارزش سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی در دنیای کسب و کار امروزی غیرقابل انکار است. از آنجا که داده‌ها و فرایندهای شرکتی روی سیستم‌های ERP قرار گرفته پس کسب و کارها می‌توانند دپارتمان‌های مجزا را با هم هماهنگ کنند. در نتیجه گردش کار را بهبود دهند که در نهایت باعث صرفه جویی زیادی در فرایند درآمدزایی می‌شود. برخی از مزایای کاری این سیستم به شرح زیر است:

• با کمک اطلاعات حاصل از گزارش‌های کاری، چشم انداز کسب و کار تقویت می‌شود.
• با تسهیل فرایندهای کاری و به کارگیری بهترین روش‌ها، هزینه‌های عملیاتی و اجرایی کاهش می‌یابد.
• از آنجا که کاربران از اطلاعات قراردادها، سفارش‌ها و خریدها اطلاع دارند، همکاری میان آنها افزایش می‌یابد.
• فرایندهای کاری به خوبی تشریح شده و کاربران در بسیاری از عملکردهای کاری به تجربه مشترکی می‌رسند که کارایی و بهره وری را افزایش می‌دهد.
• زیرساخت با ثباتی از پشتیبانی سازمانی (pack office) گرفته تا دفتر اداری (front office) برقرار است. این فرایند در نهایت ظاهر و حس مشترکی را به تمامی‌فعالیت‌های کسب و کار می‌دهد.
• تجربه کاربری و طراحی مشترک، نرخ رضایت کاربران را افزایش می‌دهد.
• یکپارچگی داده‌ها برای هر فعالیت اجرایی در سازمان از صورتهای مالی فصلی گرفته تا گزارش‌های مطالبات معوقه برقرار است.
• با بهبود یکپارچگی داده‌ها و افزایش کنترل‌های مالی، احتمال ریسک هم کاهش می‌یابد.
• وجود سیستم‌های یکپارچه و واحد، هزینه‌های مدیریتی و اجرایی را کاهش می‌دهد.
• هر کسی با وجود این مخزن متمرکز و امن اطلاعات از درستی، به روز بودن و تکمیل بودن داده‌ها اطمینان دارد.
• در سیستم ERP احتمال خطای موجود در استفاده از صفحات گسترده (Spreadsheets) وجود ندارد.

سیستم ERP چه حوزه هایی را پوشش میدهد؟

• منابع انسانی: مدیریت منابع انسانی ، آموزش کارکنان و افزایش مهارت‌های آنها

• مالی: مدیریت سرمایه، حسابداری مالی و مدیریت دارایی.

• لجستیک: برنامه‌ریزی تولید، مدیریت مواد، سرویس و نگهداری کارخانه، مدیریت کیفیت، سیستم‌های پروژه، فروش و توزیع.

• گردش کار: گردش کار، کل سازمان را از طریق تخصیص انعطاف‌پذیر وظایف و مسئولیت‌ها به مکان‌ها، سمت‌ها، مشاغل، گروه‌ها یا افراد، به شکل یکپارچه درمی‌آورد.

مزایا و معایب به کارگیری سیستم‌های ERP:

  موارد زیر از مزایای ERP هستند:

• تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی
• افزایش تعامل در سراسر سازمان
• بهبود مدیریت چرخ سفارش
• کاهش سیکل بستن حساب‌های مالی
• بهبود تعامل با مشتریان
• بهبود ارسال به موقع
• بهبود تعامل با تأمین کنندگان
• کاهش هزینه‌های مستقیم عملیات
• کاهش سطح موجودی
• بهبود سیکل تولید

  موارد زیر از معایب ERP هستند:

علت اصلی وجود عیب برای این سیستم، عدم بودجه کافی برای تهیه یک ERP خوب است. همین مساله سبب می‌شود مدیران کارایی لازم را از سیستم دریافت نکرده و در نتیجه، به جای داشتن اطلاعات مفید، دائما در حال پیگیری رفع باگ‌های نرم‌افزارها باشند. از این رو توصیه می‌شود، اگر سازمان شما به برنامه‌ریزی منابع سازمانی توسط سیستم دارد، لطفا تحقیقات لازم را پیش از فراهم کردن آن انجام دهید.

مهم ترین چالش های پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (سامانه ERP):

• مـقاومت افـراد‌ برای‌ استفاده از سیستم ERP و تغییرات کسب و کار با توجه به راهکار جدید
• تخمین نادرست سطوح‌ منابع‌ مورد‌ نیاز‌ جهت‌ اجرای سـیستم در سطح سازمان
• عدم حمایت مدیران عالی و مدیران بخش های مختلف سازمان

آیا وجود برنامه‌ریزی منابع سازمانی تضمین کننده‌ی موفقیت پروژه‌ها است؟

در نتیجه میتوان گفت پیاده سازی سامانه ERP می تواند باعث بهبود عملکرد و رشد سریع سازمان گردد، اما پیاده سازی این نرم افزار یکی از چالش برانگیزترین مباحث یک سازمان می باشد

متاسفانه خیر! اما می‌تواند درصد ابتلا به شکست را به راحتی کاهش دهد. به عبارت دیگر، اگر بدون ERP سازمان شما احتمال ۸۰ درصد شکست در یک پروژه بسیار سودآور را داشته باشد، با وجود ERP این نرخ به ۲۰ درصد می‌رسد. دلیل این موضوع این است که برنامه‌ریزی مناب سازمانی مهم است، اما همه چیز نیست.

اگر نیروهای ناکارامد، آموزش ندیده و غیرحرفه‌ای در تیم دارید، باید بدانید بخش زیادی از این ۲۰ درصد احتمال شکست، به دلیل ریسک‌هایی است که آن‌ها برایتان ایجاد می‎کند. بخش کوچکی از این ۲۰ درصد هم استراتژی‌های غلط یا ظهور یک رقیب به مراتب قدرتمندتر اختصاص می‌یابد. در مجموع، نرخ شکست، با در نظر گرفتن بهترین حالات، باز هم صفر نمی‌شود! پس تلاش کنید به جای از بین بردن کامل نرخ شکست که امری غیرممکن است، به کمک برنامه‌ریزی منابع سازمانی، آن را به صفر نزدیک کنید، که امری کاملا ممکن است.